Les grandes étapes du montage sont :

1. Cibler le financement adapté et l’appel d’offre correspondant (instrument financier, programme, thématique,« topic »)
2. Trouver les partenaires du projet, constituer le consortium
3. Ecrire le projet et le valider avec le consortium
4. Construire le budget du projet et de son équipe, le valider avec le consortium
5. Soumettre électroniquement le projet à temps et dans les formes
6. En cas de succès, négocier :
   
   • l'accord de consortium avec les partenaires (gouvernance projet, P.I, valorisation) ;
   • le budget définitif et l'accord de subvention avec la Commission européenne.

Les parties 4 et 6 sont les plus techniques et celles ou l'intervention des services de l'établissement d'origine est indispensable. Cependant l'interaction avec le chercheur doit être constante. Le tableau ci-dessous décrit le rôle de chacun pour chaque étape.

Durée : Le montage peut aller de 2 mois à 1 an selon la taille et la complexité du projet, l'expérience du chercheur et la dynamique du collectif. C'est pourquoi il est important de se préparer avec ses partenaires très à l'avance.

Langue de travail: les documents supports sont presque toujours en anglais. L'anglais est vivement conseillé pour les candidatures.

Modus operandi : La C.E met à disposition des chercheurs pour chaque appel un guide du candidat. La soumission du projet s'effectue en ligne. Une partie A par saisie concerne l'identification administrative et le chiffrage budgétaire, la partie B, description du projet est déposée sur le site sous format pdf.

Conseils et remarques :

Etape 1) Il faut bien lire le sujet et entre les lignes pour saisir ce qui est attendu des candidats. Extrapoler du sujet vers ce que l'on souhaite faire est rarement couronné de succès.

Etape 2) La coordination d'un projet suppose que le chercheur et son équipe sont à même d'entrainer autour d'eux et de faire reconnaitre et respecter leur leadership scientifique. Le consortium est souvent déjà constitué avant la réponse.

Etape 3) L'écriture doit se plier à un format de présentation assez rigide décrit par le guide. La description du projet passe en général par les éléments suivants :

• l’Etat de l’art et la problématique du projet, définir l’objectif, les sous-objectifs du projet,
• le consortium (les équipes, leur établissement) et ses compétences,
• les différents «paquets de travail » et le temps nécessaire pour chacun (personne/mois), leur échéance, le déroulement logique et calendaire du projet,
• l’analyse des risques attachés à chaque étape du projet et les solutions pour y remédier,
• la gouvernance du projet, les questions de propriété intellectuelle et de valorisation des résultats)
• la dissémination des résultats, les actions de formation parallèles au projet,
• les éventuelles questions éthiques posées par le projet.

Etape 4) Le budget valorisant des personnels permanents dans le budget, ceux-ci vont être tenus de remplir des feuilles de temps.  qui rapporte le temps consacré au projet sur leur emploi du temps. Seules ces feuilles pouront justifier cette "dépenses" lors d'un audit de la Commission sur le projet. Le responsable scientifique doit donc les mettre en place.

Etape 6) L'accord de consortium est très important. Il régit les rapports entre partenaires pour et pendant la réalisation du projet. Il décrit les règles de gouvernance scientifique du projet, financières, de propriété intellectuelle et de partage des résultats. Il est parfois exigé par la Commission avant de signer l'accord de subvention.

La répartition des rôles au cours du montage

PL = 1ère ligne    S =  soutien

Le montage financier

Le budget d'un PCRD requiert d’être calculé par son institution d’origine selon son propre modèle de coût complet et ses règles comptables internes (salaires, couts de structure, etc...). L’utilisation des fonds européens étant soumise à des règles précises d’éligibilité et la ventilation particulière du budget du PCRD sont autant de raisons qui obligent à passer par l'administration. Un budget bien construit est un budget facile à dépenser.

Le budget s’effectue après la rédaction du projet scientifique qui définit les objectifs et le type de travail à effectuer. Il est exprimé à travers deux coûts et les activités :

• Les couts directs (c.d) sont les dépenses occasionnées par le projet de recherche (personnel, missions, fonctionnement et équipement) ; les couts indirects (c.i) sont les dépenses induites par cette activité (cout de structure et d'administration). Le calcul des c.i se fait selon une clé choisie et déclarée une fois pour toute par l'établissement à la Commission. Le modèle le plus répandu pour les universités est celui du transitional flate rate où c.i = 60%c.d.
• Les activités sont celles d'un projet de recherche : recherche et dvpt technologique, démonstration, formation, management, coordination, soutien. Le consortium répartit selon ses besoins le budget dans les catégories autorisées par l'instrument financier utilisé (type de projet). Ces activités sont financées diversement: la RTD à 75 %, le management du projet à 100%.

Le budget total doit rester dans les proportions indiquées par l'appel d'offre. Dans certain cas, ce plafond constitue une condition d'éligibilité du projet.

La Commission admet comme coût éligible le salaire des personnels permanents au prorata du temps passé sur le projet. Mais elle impose que ce temps puisse être contrôlé lors d'un éventuel audit, à travers un document mesurant le temps passé par ces personnels. Les universités et leurs laboratoires sont donc invitées à (faire) tenir des "feuilles de temps" pour chacun de leur chercheurs.